April 2024 - Wat moet de financiële afdeling doen om zorgorganisaties structureel te verbeteren?

In mijn bijdrage van vorige jaar september werden de resultaten van een meerjarige benchmarking van achttien zeer vergelijkbare ouderenzorg aanbieders gegeven. De analyse liet zien dat vijf van de achttien organisaties het financieel structureel beter deden dan de rest. De betere financiële resultaten waren niet te verklaren door verschillen in bekostiging, maar door structurele verschillen in de kostenstructuur tussen de twee groepen ouderenzorg organisaties. Gesprekken met bestuurders van de vijf best presterende organisaties bevestigden dat de verschillen niet toevallig waren maar kwamen door een structurele focus op kosten management.

Mijn bijdrage van vorige maand heeft algemene voorstellen gegeven voor wat zorgorganisaties moeten doen om de financiële resultaten structureel te verbeteren. De voorgestelde verbeteringen betekenen veranderingen in de hele organisatie, maar wat zijn de specifieke gevolgen voor de financiële afdeling?

 Wat moet anders?

Voor de financiële afdeling betekent het doorvoeren van een structureel verbeteringsproces veranderingen in de rol, de verantwoordlijkheden, de werkwijze, en de benodigde kennis en ervaring.

In sommige zorgorganisaties zie ik een financiële afdeling waar de hoofdfocus ligt op het maken van begrotingen (vaak vooral copy-paste van het vorige jaar) en het maken van maandrapportages. De rol is relatief passief en activiteiten vinden plaats op basis van vragen van het bestuur en/of andere afdelingen. In de nieuwe werkelijkheid moet de financiële afdeling een meer centrale en proactieve rol in nemen. Financiële aspecten zouden meer een centraal onderdeel moeten worden van alle beslissingen, zoals bijvoorbeeld in het strategieproces. De financiële functie kan niet langer een begroting maken op basis van (impliciete of expliciete) strategische keuzes maar moet er voor zorgen dat strategische keuzes gemaakt worden op basis van (onder andere) de financiële gevolgen voor de organisatie. Dit betekent dat van de financiële afdeling een meer proactieve rol wordt verwacht. Veranderingen in de externe omgeving (regelgeving, financiering, tariefsontwikkeling, etc.) moeten worden geïnterpreteerd en worden vertaald naar advisering van het bestuur over de (financiële) gevolgen zijn van deze ontwikkelingen en daarbij behorende strategische keuzes.

Van de financial wordt ook verwacht dat deze een proactieve rol speelt bij keuzes gerelateerd aan het portfolio van diensten. Vaak zie ik dat het portfolio van zorgorganisaties organisch gegroeid is door fusies, nieuwe vormen van bekostiging, voorkeuren van medewerkers, etc. Het resultaat hiervan is een portfolio zonder strategisch samenhang en waar vaak onderdelen (zwaar) verliesgevend zijn. De financiële afdeling moet zorgen voor informatie over de huidige en verwachte marge per onderdeel van het portfolio en een opvatting hebben over wat moet gebeuren om een positieve marge te realiseren. Als een sluitende exploitatie niet mogelijk is, mag van de financiële functie het advies worden verwacht dat strategische keuzes worden gemaakt (stoppen, verkopen, etc.).

De financiële afdeling speelt ook belangrijke rol spelen bij investeringsbeslissingen, bijvoorbeeld door na te gaan dat lange-termijn operationele kosten worden meegenomen in beslissingen rond vastgoed investeringen. Voorbeelden hiervan zijn het mogelijk maken van digitale zorg, efficiënte bemensing mogelijk maken, standaardisering van processen, etc. Die betrokkenheid is ook bij kleinere investeringen van belang, zoals bijvoorbeeld bij de beslissing om wel of geen wasmachines te installeren in appartementen zodat bewoners en familie zelf kleding kunnen wassen.

De financial binnen een zorgorganisatie heeft ook een belangrijke taak als het gaat om het realiseren van kostenmanagement als integraal onderdeel van de dagelijkse besturing. Niet zelden wordt “geaccepteerd” dat zorgorganisaties verlies maken op zorg activiteiten en hiervoor dekking vinden via “winst” op vastgoed (vaak door het gebruik van lage afschrijvingen). Zorgorganisaties die goed presteren accepteren deze “wetmatigheid” echter niet. De financial van een financieel gezonde organisatie zorgt er voor dat het (ten minste) break-even draaien op alle onderdelen en activiteiten (zorg, vastgoed, diensten) een belangrijke doelstelling wordt.

Wat betekent dit voor de financiële afdeling?

Het kunnen waarmaken van deze verantwoordelijkheden vraagt om een centrale positionering van de financiële functie. Financiën moet als vanzelfsprekend zijn betrokken bij beslissingen die er toe doen. Dat vraagt om een financiële functie die binnen of dichtbij het bestuur is gepositioneerd. Wel moet de financiële afdeling er voor oppassen niet de verantwoordelijkheid te krijgen voor het maken en uitvoeren van tactische en operationele beslissingen. Deze moeten blijven bij de relevante operationele managers, maar met een adviserende en opvolgende rol voor de financiële managers.

Deze nieuwe rol zullen de financials of financiële afdelingen moeten “verdienen”, vooral door een ontwikkeling te laten zien van de rol van “boekhouder” naar die van “business partner”. Deze grote verandering in werkwijze vraagt onder meer:

• Goed kunnen vertellen wat de getallen betekenen en verder dan de getallen gaan door te kunnen uitleggen wat de (strategische) gevolgen zijn, welke keuzes het bestuur heeft en wat de gevolgen zijn van iedere keuze.
• Het kunnen maken van complexe “business cases” door gebruik van data, onderbouwde aannames, bedrijfseconomische inzichten en tools.
• Snel kunnen reageren op basis van incomplete informatie en kunnen accepteren dat “perfectie de vijand is van vooruitgang”.
• Het ontwikkelen en managen van besturingssystemen die belangrijke informatie geven zonder dat dit veel tijd en inspanning vraagt.

Het is duidelijk dat deze veranderingen niet van de ene op de andere dag zullen zijn gerealiseerd. Het zal wellicht ook nieuwe medewerkers vragen, die waarschijnlijk moeilijk te vinden zijn. Een eerste en belangrijke stap is echter een veranderingsstrategie en -plan uit te werken voor de financiële afdeling.

Als u interesse heeft om hier verder over te praten, neem dan gerust contact met mij op.